Gastvrije Residentie en Onthaalmedewerker

Functie

Ben jij een sociaal en georganiseerd persoon met ervaring in receptie en secretariaatswerk? Heb je een passie voor het bieden van een warm welkom aan bewoners en bezoekers? Dan zijn wij op zoek naar jou! Onze residentie is op zoek naar een enthousiaste onthaalmedewerker die vanuit het hart van onze residentie werkt om het welzijn van onze bewoners te waarborgen.

Jouw taken omvatten:

• Beheren van inkomende post en het aannemen van telefoongesprekken.
• Assisteren van bewoners bij administratieve formaliteiten.
• Uitvoeren van secretariaatstaken.
• Opstellen van brieven en posters en opvolgen van facturen.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Coördineren van de activiteiten van het team.
• Hartelijk verwelkomen van bewoners en bezoekers, waarbij je hun vragen identificeert.
• Registreren, sorteren en frankeren van briefwisseling.
• Controleren van de toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen.
• Adviseren en bijstaan van gesprekspartners bij administratieve en dagdagelijkse aspecten.
• Informeren en doorverwijzen of begeleiden van personen naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats.
• Aannemen van telefonische oproepen en doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners.
• Noteren van belangrijke boodschappen.
• Actueel houden van aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers.
• Kopiëren, klasseren, intikken en verzorgen van de lay-out van documenten.

Jouw profiel

Om te schitteren in deze rol, zijn uitstekende interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden essentieel. Je hebt bij voorkeur ervaring met receptie- en secretariaatswerk en hebt mogelijk ook ervaring in de hotel- of restaurantomgeving. Daarnaast beheers je receptie- en verwelkomingsstechnieken en heb je kennis van kantoorautomatisering. Je bent af en toe beschikbaar om te werken in het weekend. (één zondag om de drie weken voor 4 uur).

• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• De activiteiten van een team coördineren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Wat wij bieden:

• Een contract van onbepaalde duur. 4/5 ook mogelijk
• Verloning volgens barema, PC 302, inclusief dertiende maand en vakantiegeld.
• Leuke collega's en een prachtige nieuwe werkomgeving.

Solliciteren

De Baere Sarah
0471374247
sarah.debaere@domitys.be